Kebijakan Penggantian Perusahaan untuk Makanan

Bisnis kecil mengandalkan karyawan untuk bepergian atau bertemu dengan klien untuk mengembangkan bisnis mereka, dan ini sering kali memerlukan pertemuan bisnis sambil makan. Karyawan yang mengeluarkan biaya makan mengharapkan majikan mereka untuk mengganti mereka. Kunci bagi pemberi kerja adalah mengembangkan kebijakan penggantian makan yang memastikan biaya makan karyawan tidak berlebihan dan penggantian diajukan secara tepat waktu dan terperinci.

Meminta Reimbursement

Sebagian besar perusahaan mengharuskan karyawan untuk menyerahkan laporan pengeluaran yang merinci pengeluaran makan mereka. Bersama formulir tersebut, seorang karyawan harus melampirkan kuitansi yang diperlukan untuk biaya makannya. Laporan ini masuk ke supervisornya, yang harus menyetujui biaya sebelum menyerahkannya ke departemen hutang perusahaan.

Untuk menjaga agar sesuai dengan tenggat waktu hutang, karyawan memiliki waktu tertentu untuk menyerahkan laporan pengeluaran mereka untuk diganti. Periode ini dapat terjadi antara 30 hari dan 90 hari setelah pengeluaran makan. Untuk pemilik usaha kecil, sebaiknya mereka memiliki laporan pengeluaran yang dikirimkan sebelum penutupan akhir bulan sehingga mereka dapat diproses. Siklus penutupan akhir bulan bisa di tujuh hari, sehingga dukungan pengeluaran harus setidaknya tiga hari sebelum awal siklus itu.

Tanda terima

Kebijakan perusahaan mengenai penggantian makan dapat lunak dalam hal tanda terima yang harus diserahkan karyawan dengan laporan pengeluaran mereka. Misalnya, makanan yang harganya kurang dari $ 5 seringkali tidak perlu disertai tanda terima. Namun, makanan yang harganya lebih dari $ 30 hampir selalu membutuhkan tanda terima. Jika majikan membayar dengan menggunakan kartu kredit, tanda terima yang diperinci mungkin diperlukan, bukan hanya tanda terima kartu kredit.

Jumlah Maksimum

Perusahaan yang mengizinkan karyawan mendapat penggantian untuk biaya makan sering kali menetapkan batasan berapa banyak karyawan akan diganti. Secara umum, karyawan dapat makan tiga kali sehari - sarapan, makan siang, dan makan malam. Sementara jumlah yang dialokasikan sangat bervariasi, Buku Pegangan Karyawan mencatat bahwa mereka adalah $ 12 untuk sarapan dan makan siang per hari dan $ 30 untuk makan malam per hari.

Makanan ringan, atau di antara waktu makan, biasanya tidak tercakup, begitu pula minuman beralkohol. Jumlah maksimum ini dapat disesuaikan jika karyawan mengambil tab sebagai bagian dari rapat bisnis dengan kolega lain dalam perusahaan. Hal yang sama berlaku jika karyawan tersebut menutupi makanan untuk klien yang dia bawa untuk makan sebagai bagian dari pertemuan bisnis.

Dokumentasi

Karyawan harus mendokumentasikan nama restoran dan tanggal makan sebagai bagian dari laporan pengeluarannya.

Selain itu, kebijakan penggantian biaya makan dapat mengharuskan karyawan untuk mendokumentasikan nama orang lain yang hadir pada jam makan tersebut. Ini tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan, tetapi juga dibutuhkan oleh Internal Revenue Service. Nama orang, jabatan dan perusahaan harus didokumentasikan, bersama dengan nama restorannya.

Lokasi

Bergantung pada kota tempat karyawan makan, jumlah maksimum yang dapat mereka belanjakan untuk makanan mereka bisa lebih tinggi atau lebih rendah. Banyak perusahaan menyadari bahwa biaya makan akan lebih tinggi di kota yang biaya hidupnya lebih tinggi. Untuk menutupi perbedaan ini, perusahaan akan mengizinkan karyawan yang melakukan perjalanan ke tempat-tempat dengan biaya hidup lebih tinggi untuk dapat menghabiskan lebih banyak uang untuk makanan mereka jika diperlukan.