Jelaskan Mengapa Pemisahan Tugas Penting dalam Akuntansi

Pemisahan tugas di departemen akuntansi berfungsi sebagai pertahanan utama terhadap penipuan internal. Meminta karyawan untuk memeriksa pekerjaan satu sama lain dapat mengurangi kesalahan, tetapi kesalahan sederhana tidak mengurangi keuntungan pada tingkat yang sama. Bisnis kecil menderita secara tidak proporsional akibat penipuan, kehilangan rata-rata 5 persen pendapatan, atau $ 160.000 karena pencurian internal. Pemisahan tugas dalam grup akuntansi meminimalkan peluang bagi karyawan untuk mencuri dari perusahaan.

The Triangle of Fraud

Pakar pencegahan penipuan mengenali "segitiga penipuan" yang menciptakan kondisi untuk penggelapan. Segitiga tersebut terdiri dari tekanan finansial pada karyawan, rasionalisasi tindakan kriminal dan peluang untuk melakukan kejahatan. Pemisahan tugas dalam departemen akuntansi mematahkan segitiga pada titik peluang. Mengetahui bahwa orang lain meninjau dan memeriksa komponen penting dari pekerjaannya mengubah persepsi karyawan tentang peluang. Mengingat potensi biaya kecurangan karyawan, investasi dalam langkah-langkah pencegahannya memberikan pengembalian yang baik.

Penipuan Hutang

Hutang, jika tidak dipantau dengan baik, menawarkan banyak peluang penipuan. Seorang karyawan dapat membuat faktur palsu, mencairkan dana ke akun yang dikontrolnya. Atau dia mungkin menulis cek untuk dirinya sendiri dan mencatatnya sebagai pembayaran kepada salah satu vendor perusahaan. Memisahkan tugas berdasarkan fungsi, sehingga tidak ada orang yang dapat menyetujui faktur, membuat vendor baru dalam sistem, atau mengeluarkan cek, mengurangi kemungkinan ini. Lebih dari satu orang harus memantau pengembalian dana ke vendor, sumber lain dari aktivitas penipuan. Mewajibkan tinjauan ketat atas persetujuan vendor dan penerimaan kontrak juga menghindari sogokan yang dibayarkan oleh vendor yang menerima perlakuan istimewa atau pembayaran lebih.

Cara Lain untuk Penipuan

Fungsi lain dalam departemen akuntansi memberikan jalan yang sama untuk aktivitas penipuan. Kemungkinan penipuan penggajian termasuk rekening pengeluaran yang membengkak, klaim palsu tentang jam kerja dan bahkan karyawan "hantu". Dalam contoh terakhir, pencuri menciptakan karyawan yang tidak ada, mengirimkan laporan waktu untuk mereka dan menyetorkan gaji mereka ke rekeningnya sendiri. Pemisahan fungsi perekrutan dan pembayaran memutus tautan ini dalam segitiga. Akun pelanggan juga menciptakan kemungkinan penipuan. Karyawan yang tidak jujur ​​mungkin hanya mengantongi pembayaran tunai dari pelanggan atau mengalihkan cek ke rekeningnya sendiri. Untuk menyembunyikan pencurian, pencuri dapat mengalihkan pembayaran berikutnya dari pelanggan lain dalam skema yang disebut skimming.

Pemisahan Tugas dalam Bisnis Kecil

Perusahaan besar memisahkan tugas akuntansi menjadi beberapa departemen, memberikan kontrol yang diperlukan atas dana. Menciptakan pemisahan tugas yang tepat menghadirkan tantangan bagi pemilik bisnis kecil, tetapi bukan tantangan yang tidak dapat diatasi. Seorang pemilik usaha kecil mungkin meminta bank untuk mengirimkan laporan bulanan ke rumahnya. Ini memastikan bahwa tidak ada karyawan yang memiliki kesempatan untuk menghapus bukti sebelum orang lain melihatnya. Jika memungkinkan, pemilik harus menandatangani semua pencairan. Mewajibkan dua tanda tangan pada cek dapat mencegah penulisan cek yang curang. Dua karyawan, atau pemilik dan pemegang buku, harus meninjau semua simpanan bank, item penggajian, dan pengajuan biaya. Pembagian tugas ini mungkin tidak menghentikan semua penipuan, tetapi mengurangi peluang.