Spreadsheet Vs. Database

Data. Bisnis Anda tidak dapat berjalan tanpanya. Sebagai pemilik bisnis kecil, Anda perlu melacak semuanya - mulai dari tingkat inventaris Anda hingga informasi pribadi karyawan. Banyak pengusaha memulai pelacakan informasi dan data menggunakan spreadsheet sederhana, seperti Microsoft Excel atau Google Sheets, yang sudah tersedia dan tidak memerlukan biaya untuk digunakan.

Di sisi lain, database, sering disebut-sebut sebagai cara ideal untuk mengelola aspek bisnis Anda, seperti akuntansi atau inventaris, dan terkadang database dilengkapi dengan label harga, yang dapat membuat Anda mengembalikan ratusan atau bahkan ribuan dolar. Mengetahui perbedaan antara spreadsheet dan database dapat membantu Anda membuat pilihan yang tepat untuk bisnis kecil Anda.

Merekam dan Menganalisis Data

Spreadsheet memungkinkan Anda merekam angka dan teks dalam kolom dan baris, yang kemudian membentuk tabel. Anda dapat menentukan sebelumnya hubungan antar sel dalam tabel, sehingga membuat perubahan pada satu sel bisa secara otomatis mengubah sel lain. Misalnya, Anda dapat menggunakan lembar bentang untuk merekam rangkaian angka, dengan satu angka di setiap sel kolom. Kemudian Anda dapat menginstruksikan program untuk menambahkan semua angka di kolom.

Kemampuan untuk membuat aturan relasional antara sel, baris, dan kolom menjadikan spreadsheet ideal untuk membuat laporan keuangan, misalnya. Jenis program ini sederhana, namun rumit. Kemampuan Anda untuk memanipulasi data hanya dibatasi oleh pengetahuan Anda tentang cara menggunakan dan membuat rumus tertentu yang menentukan cara data berinteraksi. Akibatnya, orang menggunakan spreadsheet untuk segala hal, mulai dari pelacakan anggaran sederhana hingga proyek akuntansi yang kompleks.

Lulus ke Kabinet Arsip Elektronik

Basis data memungkinkan Anda untuk menyimpan informasi dengan cara yang sama seperti spreadsheet, kecuali antarmuka biasanya dirancang untuk kesederhanaan yang ramah pengguna. Data disimpan dalam bidang dan catatan, membuat lemari arsip elektronik. Meskipun spreadsheet paling cocok untuk memanipulasi angka dan teks, database dapat dengan mudah menggabungkan jenis data lain, seperti gambar dan lampiran dokumen.

Basis data juga memungkinkan Anda memanipulasi data dalam jumlah besar dengan lebih mudah. Anda dapat memasukkan seluruh inventaris Anda ke dalam spreadsheet, tetapi pada titik tertentu, menavigasi baris dan kolom di halaman spreadsheet yang berbeda menjadi rumit. Dan saat itulah Anda membutuhkan database.

Basis data dirancang untuk memudahkan pengguna mengekstrak informasi dari kumpulan besar data dalam format yang berguna, menggunakan kueri penelusuran. Seorang karyawan baru dapat duduk dan bermain-main dengan data, tanpa perlu menginvestasikan banyak waktu untuk mempelajari bagaimana hubungan antara data bekerja, karena antarmuka biasanya mencegah kerusakan biasa dari data dan hubungan hanya dengan menjalankan pencarian.

Alat yang Tepat untuk Pekerjaan itu

Jadi, kapan sebaiknya bisnis kecil Anda melakukan lompatan dari spreadsheet ke database? Database khusus, seperti akuntansi, manajemen hubungan klien, dan kontrol inventaris, bisa menjadi pembelian yang mahal. Jika Anda berada dalam fase permulaan atau jika uang terbatas, berinvestasi dalam database saat spreadsheet juga akan berfungsi dengan baik, mungkin merupakan pengeluaran yang tidak perlu. Mengetahui jenis proyek apa yang cocok untuk spreadsheet versus jenis proyek yang cocok untuk database dapat membantu memandu Anda ke arah yang benar.

Spreadsheet biasanya paling sesuai untuk:

  • Analisis data

  • Perhitungan

  • Perbandingan statistik

  • Manajemen grafik

Database bekerja dengan baik untuk:

  • Manajemen data

  • Kueri pencarian yang kompleks

  • Banyak pengguna

  • Menampilkan subset data

  • Laporan ringkasan data

  • Urutan data yang berulang

Mungkin tidak berlebihan untuk menyatakan bahwa template spreadsheet ada untuk membantu Anda melacak hampir semua aspek bisnis Anda, karena program seperti Microsoft Excel telah menjadi alat bisnis integral selama beberapa dekade. Namun, jika spreadsheet mulai menjadi begitu besar dan kompleks sehingga menjadi sulit untuk dikelola atau jika Anda membutuhkan banyak orang untuk bekerja dengan data secara teratur, maka memutakhirkan semua data itu ke database khusus kemungkinan merupakan keputusan yang baik. Kabar baiknya adalah database dan spreadsheet sering digunakan bersama-sama, sehingga Anda tidak perlu sepenuhnya melupakan satu sama lain.