Apa Itu Sistem Akuntansi Terintegrasi?

Semua jenis sistem akuntansi dapat memberikan manfaat besar bagi bisnis kecil. Manfaat ini diperkuat dengan sistem akuntansi terintegrasi, yang secara otomatis menerima dan mengirimkan aliran data yang konstan ke seluruh operasi keuangan Anda. Sistem terintegrasi menghilangkan kebutuhan untuk penguncian ulang data, sekaligus memastikan bahwa catatan Anda selalu mutakhir.

Tip

Sistem akuntansi terintegrasi adalah perangkat lunak aplikasi di mana semua fitur yang diperlukan terhubung satu sama lain. Ini menghindari kebutuhan untuk memiliki pembukuan atau catatan terpisah untuk pemesanan, penetapan biaya dan tujuan keuangan.

Definisi Software Akuntansi Terintegrasi

Dengan sistem akuntansi yang terintegrasi, semua fungsi akuntansi terintegrasi menjadi satu aplikasi yaitu self balancing. Artinya, tidak perlu memasukkan kembali data dari satu sistem ke sistem lainnya, seperti memasukkan kembali data dari sistem manajemen pesanan ke sistem akuntansi mandiri. Ini menghilangkan potensi kesalahan manusia. Berbagai buku besar dan fungsi juga tidak perlu direkonsiliasi karena diperbarui secara otomatis dan real-time.

Akibatnya, bisnis menerima informasi keuangan yang akurat dengan lebih cepat. Hal ini membantu manajemen membuat keputusan bisnis yang tepat dan koreksi kursus secara instan, berdasarkan data yang lengkap dan tepat waktu.

Fitur Sistem Informasi Terpadu dalam ERP

Sebagian besar sistem akan memiliki modul inti dan non-inti. Modul inti meliputi buku besar piutang dan hutang, buku besar, pesanan pembelian, persediaan stok, penagihan dan pembukuan.

Modul non-inti cenderung menjadi add-on opsional yang dapat Anda beli atau kembangkan, tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Ini termasuk fitur-fitur seperti pemrosesan pembayaran elektronik, penagihan hutang, penggajian, lembar waktu, akuntansi departemen, dukungan untuk multi-mata uang atau perpajakan pertambahan nilai, dan hal-hal lain. Beberapa sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang terintegrasi juga akan menghubungkan modul akuntansi dan manajemen keuangan Anda ke manajemen inventaris dan sistem manajemen hubungan pelanggan.

Modul mana pun yang disertakan, semuanya memiliki tampilan dan nuansa yang sama dan terhubung dengan mulus satu sama lain.

Apa Keuntungan dari Sistem Terintegrasi?

Dengan akuntansi non-terintegrasi atau mandiri, seseorang harus secara manual mengambil informasi dari sistem pemesanan perusahaan dan memasukkannya ke dalam sistem akuntansi. Ini mengundang kesalahan manusia dan berarti data akuntansi Anda selalu tertinggal. Manajer mungkin tidak dapat membuat keputusan terbaik jika informasi yang mereka peroleh sudah tidak berlaku lagi dan berpotensi salah.

Sistem terintegrasi, di sisi lain, memungkinkan data mengalir dengan mulus dari satu modul ke modul lainnya. Anda mendapatkan gambaran real-time tentang keuangan bisnis karena semuanya mengalir ke sistem akuntansi segera setelah pesanan diproses. Karyawan juga lebih efisien, karena mereka tidak membuang-buang waktu yang berharga untuk mengkodekan informasi yang sama dua kali atau memeriksa bahwa satu fungsi konsisten dengan yang lain.

Bergantung pada modul sistem Anda, Anda dapat melakukan beberapa proses akuntansi yang cukup canggih seperti perhitungan biaya pekerjaan atau komisi penjualan secara otomatis. Ini rumit dengan sistem mandiri karena perangkat lunak pembukuan dasar tidak akan "berbicara" dengan sistem manajemen pesanan atau sistem CRM Anda, sehingga tidak tahu biaya, komisi, atau orang mana yang terkait dengan pekerjaan atau proyek mana.

Bagaimana Memilih Sistem Akuntansi Terintegrasi

Anda dapat membeli sistem akuntansi terintegrasi dari rak, mengembangkan sistem yang dipesan lebih dahulu di rumah atau membuat perpaduan keduanya. Pilihannya sangat luas dengan banyaknya produk dan pelaksana yang dapat dipilih. Setiap sistem dilengkapi dengan serangkaian modul dan paket harga yang berbeda, yang membuatnya sulit untuk membandingkan apel dengan apel.

Anda harus memiliki gambaran yang jelas tentang kemampuan yang Anda butuhkan sebelum mulai berbelanja. Laporan mana yang Anda perlukan sistem untuk menghasilkan? Apakah Anda memerlukan fitur seperti manajemen proyek, pelacakan waktu, dan penggajian? Berapa banyak pengguna yang perlu mengakses sistem? Beberapa sistem akan mengatur banyak pengguna tanpa biaya tambahan; orang lain akan menagih Anda untuk setiap pengguna tambahan.

Sebagian besar sistem menawarkan masa uji coba gratis sehingga Anda dapat mencoba perangkat lunak tersebut sebelum membelinya. Akan tetapi, dibutuhkan sedikit waktu bagi staf untuk tidur dengan sistem baru. Jadi adalah ide yang baik untuk meminta staf bermain-main dengan beberapa pilihan sebelum memilih sistem pada fungsionalitas, kegunaan dan - tentu saja - biaya.