Perhitungan Produktivitas & Efisiensi Karyawan

Untuk banyak bisnis, termasuk kebanyakan bisnis kecil, biaya paling signifikan adalah tenaga kerja. Gaji dan upah merupakan pengeluaran item baris utama untuk sebagian besar perusahaan ritel dan manufaktur skala kecil, tetapi tenaga kerja juga cenderung responsif terhadap peningkatan produktivitas. Untuk mengurangi biaya tenaga kerja, pengusaha harus mempertimbangkan untuk mengukur efisiensi karyawan dan menetapkan target kinerja yang agresif untuk mendapatkan hasil maksimal dari tenaga kerja mereka.

Mengukur Produktivitas Karyawan

Produktivitas hanyalah jumlah unit produk atau layanan yang ditangani karyawan dalam kerangka waktu yang ditentukan. Seorang karyawan yang membuat widget mungkin membuat 20 widget per jam, atau seorang karyawan di kedai kopi mungkin melayani 15 pelanggan per jam. Produktivitas sederhana itu tidak baik atau buruk, dan dalam industri jasa, itu mungkin berbeda sesuai dengan faktor di luar kendali karyawan, seperti jumlah pelanggan yang hadir untuk layanan. Produktivitas adalah ukuran dasar dari hasil kerja karyawan.

Menentukan Satuan Pelayanan

Produktivitas dan efisiensi membutuhkan unit layanan yang ditentukan (UOS). Analisis UOS biasanya khusus untuk pekerjaan tertentu, dan paling relevan untuk karyawan yang memiliki pekerjaan yang berulang. Misalnya, tukang las spot mungkin memiliki "pengelasan selesai" atau "bagian selesai" sebagai UOS-nya, sedangkan pengurus rumah tangga di hotel mungkin memiliki "kamar dibersihkan per shift" sebagai UOS-nya. Beberapa pekerjaan, terutama pekerjaan profesional yang memiliki keluaran variabel, menentang pengukuran UOS yang wajar.

Mengukur Efisiensi Karyawan

Efisiensi adalah rasio waktu aktual karyawan untuk melakukan setiap UOS terhadap waktu teoretis yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Misalnya, seorang karyawan yang mengemas DVD mungkin mengumpulkan 80 DVD dalam satu jam. Jika target praktik terbaik adalah 100 DVD dalam satu jam - diukur dengan studi waktu - maka karyawan tersebut 80 persen efektif dan memiliki kapasitas untuk memproduksi 20 unit lagi per jam.

Biasanya bermanfaat untuk melaporkan secara terpisah persentase waktu bayaran karyawan yang sebenarnya dihabiskan untuk melakukan pekerjaan langsung. Sebagai contoh, seorang karyawan yang digaji untuk bekerja 8,0 jam tetapi karena rapat dan istirahat makan siang hanya bekerja 6,0 jam hanya menghabiskan 75 persen waktunya untuk "produktif" dalam hal analisis UOS. Hanya enam jam yang dihabiskan untuk bekerja yang harus diperhitungkan dalam penilaian efisiensi.

Tolok Ukur dan Target

Beberapa industri memiliki tolok ukur dasar yang sudah ditetapkan. Misalnya, pusat panggilan telepon memiliki tingkat layanan yang mengidentifikasi jumlah waktu ideal yang harus diambil oleh transaksi umum, yang konsisten di seluruh industri. Namun, sebagian besar perusahaan harus menetapkan sendiri berapa lama tugas dasar harus dilakukan, dan menetapkan target kinerja yang sesuai. Tugas pengukuran dasar harus dilakukan dengan studi waktu, yang rata-rata jumlah waktu yang dibutuhkan beberapa transaksi atau menilai jumlah waktu rata-rata karyawan melakukan tugas.

Mungkin tidak ideal untuk meminta karyawan menjadi 100 persen efisien, terutama ketika karyawan tidak memiliki kendali atas produktivitas mereka sendiri - seperti dalam pekerjaan layanan pelanggan ketika karyawan menunggu pelanggan menelepon atau mampir. Jika seorang karyawan tidak pernah bisa mencapai 100 persen, maka moralitasnya bisa terganggu.

Pelaporan Efisiensi secara Longitudinal

Manfaat nyata untuk mengukur efisiensi karyawan ada dalam pelaporan longitudinal. Menghitung efisiensi selama periode waktu tertentu dapat mengidentifikasi peluang untuk mengatur ulang kepegawaian, atau menambah atau menghapus karyawan berdasarkan volume bisnis perusahaan, dan produktivitas jangka panjang seorang karyawan dapat menjadi faktor dalam peningkatan prestasi dan bonus. Penilaian efisiensi juga dapat membantu dengan pemodelan prediktif. Jika perlu 90 detik untuk membuat widget, dan karyawan beroperasi dengan efisiensi 75 persen, maka alih-alih memproduksi 40 widget per jam, hanya 30 yang akan diproduksi.