Bagaimana Menjelaskan Varians dalam Laporan Keuangan Bulanan

Perusahaan menggunakan analisis varians untuk membandingkan perubahan kinerja keuangan dari satu bulan ke bulan berikutnya, atau mungkin dari satu kuartal ke kuartal lainnya atau tahun ke tahun. Biasanya, hasil keuangan aktual dibandingkan dengan anggaran, atau anggaran dibandingkan dengan perkiraan. Proses perbandingan ini dan perbedaan yang dihasilkan membantu manajemen mengidentifikasi masalah, menyelidiki masalah, dan membuat perubahan dengan cepat. Membandingkan kinerja satu bulan dengan yang lain memberikan beberapa wawasan saat menyusun garis tren yang membandingkan data beberapa bulan secara berdampingan, yang dikenal sebagai "analisis horizontal", dapat mengungkapkan perubahan mendadak dengan lebih mudah.

Merakit Data

Saat membandingkan data keuangan dari dua bulan yang berbeda, Anda memiliki bulan pertama di satu kolom, bulan kedua di kolom berikutnya, dan kolom ketiga menunjukkan perbedaan atau varian yang dihasilkan antara dua kolom pertama. Perusahaan biasanya melakukan jenis analisis ini pada laporan laba rugi. Misalnya, membandingkan data anggaran dengan kinerja sebenarnya, Anda mungkin telah menganggarkan penjualan bulan ini sebesar $ 10.000. Penjualan aktual Anda mencapai $ 8.000, jadi Anda memiliki varian anggaran-ke-aktual sebesar $ 2.000.

Varians Anggaran Positif

Varians anggaran adalah positif, atau menguntungkan, ketika hasil pendapatan aktual lebih tinggi dari ekspektasi anggaran, atau pengeluaran lebih rendah dari anggaran. Anda menganalisis varians ini dengan cara yang berhubungan langsung dengan item baris. Misalnya, jika Anda menemukan varian penjualan yang positif, Anda melakukan penelitian untuk mengetahui apakah itu disebabkan oleh harga jual yang lebih tinggi dari yang diharapkan, volume penjualan yang lebih besar, atau campuran produk yang lebih menguntungkan yang dibeli oleh pelanggan Anda.

Untuk pengeluaran aktual yang berada di bawah anggaran, Anda ingin meneliti dan memahami apakah penyebabnya adalah kejadian yang hanya terjadi sekali atau jarang, apakah anggaran Anda didasarkan pada asumsi yang buruk, atau apakah perusahaan Anda menemukan cara untuk memotong biaya secara berkelanjutan , di antara kemungkinan penjelasan lainnya.

Varians Anggaran Negatif

Varians negatif terjadi ketika penjualan berada di bawah anggaran, atau pengeluaran melebihi anggaran. Varians positif dan negatif dapat dihasilkan dari peristiwa internal yang dapat dikontrol atau peristiwa yang tidak dapat dikendalikan, seringkali didorong secara eksternal. Bergantung pada jenis perusahaan, seperti bisnis jasa versus bisnis yang memproduksi produk, Anda mungkin melakukan analisis varian hanya pada beberapa item baris yang paling relevan di laporan laba rugi. Misalnya, pabrikan mungkin fokus pada varians dalam harga pembelian inventaris atau hasil materialnya, sementara perusahaan berbasis jasa mungkin lebih melihat varians efisiensi tenaga kerja.

Menjelaskan Hasil

Analisis varians berfungsi dengan baik sebagai alat untuk memperingatkan manajemen tentang potensi masalah bisnis yang dapat memengaruhi penjualan atau biaya. Gunakan bahasa yang obyektif, akurat, langsung, dan tidak emosional untuk menyajikan dan menjelaskan perbedaan, karena terlalu terlibat dalam penjelasan terperinci membuat sulit untuk mengidentifikasi masalah yang tepat dan solusi yang tepat.

Gunakan penyajian yang konsisten, seperti menyatakan varians, lalu alasan di baliknya, dan potensi atau pengaruh aktual yang dihasilkan terhadap kinerja perusahaan. Apakah Anda membandingkan satu bulan dari hasil yang sebenarnya dengan yang lain atau anggaran dengan kinerja yang sebenarnya membuat perbedaan. Jika Anda meneliti varians anggaran-ke-aktual, waspadalah terhadap perbedaan yang disebabkan oleh asumsi anggaran yang dibuat dengan buruk, atau politik internal perusahaan yang menyebabkan target anggaran dinyatakan dalam istilah yang lebih menguntungkan, namun kurang realistis.