Struktur Organisasi Front Office Hotel

Kantor depan hotel mungkin merupakan area organisasi yang paling penting. Karyawan yang membentuk departemennya adalah yang pertama dan terkadang hanya perwakilan dari perusahaan yang berinteraksi dengan tamu. Meskipun struktur organisasi kantor depan hotel bervariasi tergantung pada apakah fasilitas tersebut adalah bisnis kecil atau resor besar, peran tertentu ditemukan dalam semua organisasi.

Manajer Meja Depan

Palungan kantor depan atau pengawas meja depan di luar negeri semua operasi kantor depan untuk hotel. Sebagai manajer staf, individu ini menjadwalkan karyawan untuk memastikan bahwa ada cakupan yang tepat dan sepanjang waktu. Dia juga menerapkan kebijakan atau prosedur apa pun yang dikelola oleh manajemen hotel.

Ketika para VIP, seperti selebritis atau pejabat, tetap berada di tempat, dia sering kali bertanggung jawab untuk memberi mereka perhatian pribadi yang mereka butuhkan. Dalam banyak kasus, manajer meja depan melapor kepada manajer umum hotel.

Petugas Reservasi

Bagian penerima tamu dan reservasi kantor depan hotel paling banyak berinteraksi dengan tamu. Pegawai reservasi berkomunikasi dengan perspektif para tamu melalui telepon dan Internet, menjadwalkan masa inap mereka dan mendokumentasikan kebutuhan khusus yang mungkin mereka miliki. Misalnya, jika tamu meminta kamar di lantai bebas rokok, petugas reservasi akan membuat catatan khusus tentang hal ini, sehingga kamar yang sesuai akan siap saat tamu datang.

Resepsionis dan Panitera Meja Depan

Ketika tamu tiba, petugas meja depan akan memeriksanya, memasukkan nama mereka ke dalam daftar fasilitas, menugaskan mereka ke kamar dan menjawab pertanyaan atau permintaan dasar yang mungkin dimiliki tamu selama mereka menginap. Misalnya, tamu dapat menelepon resepsionis untuk melaporkan keran kamar mandi yang bocor. Petugas kemudian akan menghubungi departemen pemeliharaan agar perbaikan yang sesuai dapat dilakukan.

Di akhir masa inap para tamu, petugas meja depan akan memeriksa mereka. Selain itu, petugas melaporkan segala kekhawatiran yang dimiliki tamu itu kepada manajemen.

Porter atau Layanan Bellhop

Seorang pelayan hotel atau portir menyambut para tamu setelah mereka check-in. Orang ini membawa barang bawaan para tamu sambil mengantar mereka ke kamar. Memastikan bahwa semua yang ada di dalam ruangan rapi dan berfungsi dengan baik, porter memeriksa peralatan ruangan, seperti pencahayaan dan ventilasi. Dia juga dapat menginstruksikan pengunjung dalam pengoperasian sistem hotel, seperti remote control televisi dan telepon.

Pramutamu untuk Mengoordinasikan Kebutuhan Tamu

Petugas hotel adalah seorang profesional kantor depan yang mengkoordinasikan hiburan para tamu, perjalanan dan kegiatan lainnya. Setiap kali tamu memiliki pertanyaan, seperti petunjuk arah ke tempat-tempat wisata lokal, dia akan menemukan jawabannya secepat mungkin. Selain itu, dia membuat reservasi restoran, memesan layanan mobil, dan bahkan mungkin mengatur belanja pribadi untuk para tamu.