Aktivitas Bisnis Yang Dilakukan Dalam Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran perusahaan melibatkan pemesanan dan penerimaan barang dan jasa. Barang-barang tersebut dapat berupa persediaan yang rencananya akan dijual kembali oleh perusahaan atau persediaan internal untuk menjaga kelancaran bisnis. Setelah memesan dan menerima barang, perusahaan harus menyetujui faktur vendor dan mencairkan pembayaran tunai.

Memerintah

Langkah pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan bahan, persediaan, dan layanan untuk perusahaan. Individu atau departemen yang berbeda di perusahaan melacak barang habis pakai mereka dan membuat daftar permintaan pembelian saat barang mereka hampir habis. Seorang pegawai departemen pembelian akan menyetujui permintaan tersebut, memilih pemasok yang sesuai dan membuat pesanan pembelian. Sebagian besar perusahaan mewajibkan agen pembelian untuk membeli dari daftar vendor yang disetujui dan memerlukan otorisasi supervisor untuk pembelian. Langkah-langkah ekstra membutuhkan waktu dan sumber daya, tetapi mereka memastikan bahwa perusahaan memesan produk yang baik, berkualitas dengan harga yang wajar dan membatasi pengeluaran yang tidak perlu.

Menerima

Setelah melakukan pemesanan, perusahaan perlu menerima dan menyimpan pembeliannya. Bisnis sering kali memiliki departemen penerima untuk menerima pengiriman pemasok. Seorang karyawan penerima akan mengisi laporan penerimaan untuk semua pengiriman yang merinci kuantitas dan kualitas barang yang diterima. Selalu ada kemungkinan pencurian barang fisik, sehingga perusahaan melacak dan memperkirakan kedatangan paket untuk memastikan mereka akan memiliki staf yang memadai untuk menangani pengiriman. Mereka akan menyimpan barang yang diterima di area terlarang secara fisik untuk memastikan tidak ada yang dicuri atau salah taruh.

Menyetujui Faktur

Departemen hutang perusahaan akan menyetujui faktur vendor setelah perusahaan menerima barang. Karyawan akuntansi mencocokkan faktur vendor, laporan penerimaan, dan formulir pesanan asli untuk memastikan mereka telah menerima semua barang yang mereka minta dalam urutan kerja. Karena mereka memiliki kewajiban untuk melakukan pembayaran setelah mereka menerima barang, beberapa bisnis bahkan tidak menunggu faktur untuk melakukan pembayaran. Untuk menyederhanakan prosesnya, bisnis ini secara otomatis menghasilkan faktur untuk vendor mereka setelah mereka menerima semua inventaris pada laporan penerimaan.

Mencairkan Uang Tunai

Untuk mencegah kemungkinan pencurian, perusahaan umumnya memiliki departemen yang berbeda atau karyawan berbeda yang mengeluarkan uang tunai untuk faktur vendor. Terlepas dari siapa yang mencairkan uang tunai, mereka memiliki tanggung jawab yang signifikan untuk mempelajari dan menandai dokumentasi pendukung untuk pembayaran tersebut. Para pemberi uang tunai biasanya membuat tanda fisik di atas kertas untuk "membatalkan" dokumentasi; ini membantu bisnis melacak siapa yang telah dibayar dan mencegah karyawan secara tidak sengaja menduplikasi pembayaran menggunakan dokumen pendukung yang sama.