Apa Itu Pembayaran Lockbox?

Industri perbankan menggunakan berbagai teknologi dan metode untuk melakukan transaksi pertukaran uang. Pembayaran lockbox ada sebagai metode alternatif yang digunakan oleh bank untuk mengelola faktur pelanggan dan aktivitas pembayaran. Metode ini menggunakan transmisi data elektronik dan format data khusus setiap hari untuk memproses transaksi uang nasabah.

Akun Lockbox

Akun Lockbox menyediakan cara bagi perusahaan untuk mengoordinasikan aktivitas akun mereka dalam satu lokasi pusat. Sebuah perusahaan membuat akun lockbox dengan banknya; yang, pada gilirannya, menjadi rekening penagihan untuk pembayaran pelanggan yang masuk. Setelah bisnis menyiapkan akun kotak kunci, pelanggan dapat mengirim pembayaran mereka ke kotak kunci, bukan ke perusahaan. Bank, pada gilirannya, memproses pembayaran yang masuk dan mengirimkan informasi ini kembali ke perusahaan. Semua ini terjadi melalui transmisi data elektronik, dengan perusahaan menerima pembaruan harian.

Transfer Data Pembayaran

Proses pembayaran Lockbox bergantung pada sistem yang dikenal sebagai Electronic Data Interchange, yang menggunakan data terstruktur untuk mengirimkan pesan yang diformat melalui file elektronik. Akibatnya, file-file ini bergantung pada aplikasi perangkat lunak yang diatur pada jaringan sistem yang berjalan antara bank dan perusahaan. Dengan memproses pembayaran melalui akun lockbox, perusahaan tidak perlu lagi memproses pembayaran secara manual. Transfer data pembayaran juga memudahkan perusahaan untuk merekonsiliasi aktivitas akun mereka setiap hari dan memastikan pemrosesan pembayaran yang masuk tepat waktu.

Format Transmisi Data

Format transmisi data yang digunakan dalam pemrosesan pembayaran lockbox mengikuti format keseluruhan standar yang dikembangkan oleh Bank Administration Institute, atau BAI. Sejak didirikan pada tahun 1924, Lembaga Administrasi Bank telah mengembangkan dua format standar, yang dikenal sebagai BAI dan BAI2. BAI2 ada sebagai versi yang diperbarui dari format BAI asli, yang merupakan format yang kurang canggih yang melakukan lebih sedikit operasi. Format transmisi data menangani fungsi pemrosesan pembayaran yang sebenarnya, serta rekening rekonsiliasi yang menunjukkan jatuh tempo pembayaran. Meskipun perusahaan sering menggunakan bank untuk menyiapkan akun lockbox, mereka juga dapat membayar perusahaan pihak ketiga, atau pusat pemrosesan data, untuk menyiapkan dan mengelola aktivitas akun lockbox. Dalam kedua kasus tersebut, proses transmisi data yang digunakan harus mengikuti format standar yang diberlakukan oleh Lembaga Administrasi Bank.

Pembayaran dan Faktur

Saat memproses file batch yang terdiri dari beberapa invoice dan pembayaran, format BAI2 memisahkan pembayaran agar sesuai dengan invoice yang sesuai, sedangkan format BAI hanya mencocokkan jumlah total invoice dengan jumlah total yang dibayarkan. Saat melakukan pembayaran atas nama perusahaan atau mengirimkan faktur pembayaran, sistem Pertukaran Data Elektronik menggunakan kode yang berbeda untuk setiap jenis transaksi. Misalnya, kode 820 menunjukkan pembayaran telah diterima, atau dapat menghasilkan faktur pembayaran yang menunjukkan pembayaran jatuh tempo. Dalam kasus di mana bank menerima pembayaran lockbox dari pelanggan perusahaan, perusahaan akan menerima kode 823 yang mencantumkan rincian pembayaran pelanggan.