Apa Alasan Pembengkakan Biaya dalam Manajemen Proyek?

Anda tidak akan dapat melihat arus listrik ini, tetapi Anda akan merasakannya. Karyawan Anda juga akan melakukannya - Anda akan melihatnya begitu Anda mengumumkan bahwa bisnis kecil Anda siap untuk memulai proyek baru. Baik itu proyek renovasi, perombakan situs web, kampanye iklan baru, atau sejumlah inisiatif yang telah Anda pertimbangkan, tidak ada yang seperti peluang yang dimiliki sebuah proyek untuk menyegarkan bisnis dengan kegembiraan dan antisipasi.

Sementara "wajah publik" Anda berfokus pada hal-hal positif, Anda tidak bisa tidak memendam kekhawatiran pribadi. Dari apa yang Anda dengar dari pemilik usaha kecil lainnya, pemimpin proyek akan secara langsung mengawasi usaha Anda, dan pada dasarnya, akan menjadi orang yang tepat untuk Anda. Sebagai pemilik bisnis, Anda akan mengawasi proyek dan memantau kemajuannya. Jadi, bagaimana Anda memperhatikan cerita peringatan yang pernah Anda dengar tentang pembengkakan biaya - tanpa merasakan jenis kejutan yang berbeda? Dengan mempelajari tentang 10 alasan teratas mengapa proyek menimbulkan pembengkakan biaya dan bagaimana cara menjaganya, sebelum mereka lepas kendali.

Alasan 1: Biaya Tidak Terencana

Begitu banyak hal yang bisa terjadi antara saat kontrak ditandatangani dan saat kontrak tersebut akhirnya dilaksanakan. Dan mereka semua dapat mempengaruhi biaya bahan, peralatan dan tenaga kerja dan biaya overhead, seperti biaya administrasi, keuangan dan hukum. Biaya yang tidak direncanakan - apakah tidak terduga atau terlewatkan - dapat mengganggu proyek apa pun.

Waspadai pembengkakan biaya ini dengan membangun cadangan dan secara teratur memeriksa kontrak material dan pemasok terhadap pola pembelian, yang memengaruhi penawaran dan permintaan, dan oleh karena itu, biaya. Manajer proyek yang sukses tidak hanya menghasilkan anggaran proyek dan pengeluaran; mereka juga memeriksanya terus-menerus, kata 4 Cast Plus, sebuah perusahaan manajemen proyek. Ini berlaku untuk "industri berbasis proyek apa pun, terlepas dari apakah Anda berada di bidang konstruksi, TI, atau layanan profesional," kata perusahaan itu.

Alasan No. 2: Gangguan Komunikasi

Hal ini dapat terjadi di antara dua orang yang terlibat dalam suatu proyek, tetapi miskomunikasi yang pada akhirnya dapat menghabiskan uang Anda kemungkinan besar terjadi antara manajer proyek dan karyawan lain dalam peran kunci. Anda tidak mungkin berada di ruangan yang sama untuk setiap rapat atau mendengarkan setiap panggilan telepon, tetapi Anda dapat berada di saluran dengan cara lain, sehingga Anda dapat mencegah salah satu penyebab utama peningkatan biaya dalam manajemen proyek.

Jagalah agar tidak terjadi pembengkakan biaya ini dengan membuat rencana proyek yang jelas, teratur, dan terperinci dari pemimpin proyek Anda di dekatnya setiap saat - dan minta orang lain yang terlibat dalam proyek melakukan hal yang sama. Mereka harus menghafal "bagian mereka" dan mereka harus bertemu setidaknya sekali seminggu untuk meninjau status proyek. Dan pemimpin proyek harus proaktif, segera mengkomunikasikan setiap perubahan pada rencana dan mengeluarkan "peringatan" untuk masalah potensial di depan mata. Miskomunikasi jauh lebih kecil kemungkinannya untuk terjadi saat semua orang dalam "siaga tinggi".

Alasan No. 3: Perubahan Lingkup Proyek

Ini adalah proyek langka yang semakin kecil seiring waktu; sebuah proyek hampir selalu tumbuh, dan dengan pertumbuhan itu, biayanya. Banyak orang mempertahankan "scope creep", dengan mengatakan bahwa itu seharusnya diharapkan, saat sebuah proyek mulai terbentuk. Jangan melawannya; menerimanya, kata mereka. Secara teori, Anda mungkin setuju, tetapi bagaimana dengan garis bawah yang sedang berkembang itu?

Berhati-hatilah terhadap pembengkakan biaya ini satu-satunya cara yang mungkin: Dengan menetapkan aturan ketat tentang berapa banyak perubahan yang akan Anda terima dan tanggal berapa - dan kemudian berdiri dengan keputusan Anda.

Alasan No. 4: Meremehkan Kesulitan atau Kompleksitas Proyek

Ini lebih mungkin terjadi pada proyek besar dan mahal - jenis dengan "kejutan" tersembunyi yang belum digali, seperti proyek pembangunan yang melibatkan pekerjaan penggalian. Tapi meremehkan dapat meragukan proyek yang lebih kecil juga.

Waspadai pembengkakan biaya ini dengan memastikan bahwa Anda mempekerjakan ahli yang bonafid untuk melakukan tinjauan awal proyek Anda. Tentu saja, bahkan para ahli pun membuat kesalahan, tetapi mereka yang memiliki pengalaman lebih cenderung mengandalkan pengalaman mereka, karena mereka mempertimbangkan "bagaimana jika?" skenario. Sebagai bos, selalu bermanfaat untuk mengunjungi proyek yang serupa dengan Anda - dan membuat banyak catatan tentang apa yang berjalan dengan baik dan apa yang bisa lebih baik, jika para pemimpin proyek itu tahu apa yang mereka ketahui sekarang. Terakhir, pertimbangkan untuk memecah proyek menjadi fase yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Secara psikologis, lebih mudah bagi peserta proyek untuk mendekati dan melaksanakan; dalam praktiknya, ia dapat memaksa celah apa pun ke permukaan lebih cepat daripada nanti.

Alasan No. 5: Perkiraan Biaya yang Tidak Realistis

Seperti berlayar di kapal dengan dasar yang bocor, berlayar pada proyek yang underbid hampir menutupnya untuk anggaran yang terlampaui (kecuali pemotongan dilakukan di tempat lain).

Waspadai pembengkakan biaya ini dengan menyerahkan proyek Anda ke tangan orang yang berpengalaman sejak awal dan membandingkan tawaran dengan biaya proyek serupa. Kemudian minta pemimpin proyek Anda untuk duduk dan memberikan perincian komprehensif dari setiap komponen proyek dan biaya terkait. Pengungkapan seperti itu dapat membantu mengungkap pengawasan yang tidak disengaja.

Alasan No. 6: Pembiayaan yang Tidak Memadai

Anda dapat melihat tiga serangkai terbentuk di depan mata Anda: sebuah proyek yang kompleksitasnya diremehkan dapat menyebabkan perkiraan biaya yang tidak realistis dan kemudian masalah dalam hal pembiayaan. Dan jika pembiayaan mengering di tengah-tengah proyek, itu bisa terhenti, yang semuanya membuktikan bahwa manajemen proyek adalah sebagian seni, sebagian sains.

Waspadai pembengkakan biaya ini dengan melakukan percakapan yang jujur ​​dengan pemberi pinjaman Anda tentang apa yang dapat mereka lakukan jika Anda mengalami masalah keuangan. Memiliki rencana cadangan di tempat - bahkan jika Anda tidak membutuhkannya - mungkin tidak akan murah, tetapi itu bisa menghindarkan Anda dari pengeluaran yang jauh lebih besar dari proyek yang macet.

Alasan No. 7: Penundaan Proyek

Selama proyek apa pun, wajar untuk mengharapkan setidaknya beberapa penundaan. Semua bagian yang bergerak, dan orang-orang, secara praktis menjamin bahwa sesuatu atau seseorang tidak akan bekerja sesuai rencana. Tapi seperti yang Anda ketahui, ada perbedaan besar antara insiden yang terisolasi dan masalah berulang yang dapat memicu beberapa penyebab peningkatan biaya yang paling membuat frustrasi dalam manajemen proyek.

Alasan No. 8: Kurangnya Pengalaman Kepemimpinan

Memang menyakitkan untuk "menudingkan jari", tetapi terkadang tidak dapat membantu. Pemilik usaha kecil menginginkan, dan berhak atas, akuntabilitas. Jadi, ketika sebuah proyek gagal karena kurangnya kepemimpinan di pihak pemimpin proyek, sangat jelas terlihat siapa yang bertanggung jawab. Kurangnya pengalaman manajemen proyek dapat terlihat dalam berbagai cara: kurangnya perencanaan, komunikasi yang buruk, pembangkangan dan tenggat waktu yang terlewat atau tidak diberlakukan, di antaranya.

Lindungi dari pembengkakan biaya ini dengan mempekerjakan pemimpin tim yang berpengalaman, yang mahir dalam berkomunikasi (dengan Anda) dan yang menyediakan pembaruan proyek secara teratur.

Alasan No. 9: Kurangnya Koordinasi

Sedikit berbeda dari kurangnya kepemimpinan, kurangnya koordinasi tentu bisa menjadi gejala dari hal itu. Tetapi bahkan pemimpin proyek yang berpengalaman pun bisa goyah jika, seperti kata pepatah, "tangan kanan tidak tahu apa yang dilakukan tangan kiri". Kurangnya koordinasi paling sering mengakibatkan tugas tergelincir melalui celah atau duplikasi tugas, yang keduanya membahayakan tenggat waktu dan hampir menjamin pembengkakan biaya dan penundaan proyek.

Lindungi dari pembengkakan biaya ini dengan memastikan bahwa Anda memiliki sistem yang dapat memberi tahu Anda status proyek Anda pada waktu tertentu, serta tugas berikutnya dalam daftar. Risiko di sini, tentu saja, adalah Anda dapat menemukan diri Anda sendiri dalam posisi harus turun tangan dan menjadi wasit. Anda mungkin setuju dengan ini sebagai perpindahan sementara, dan selain itu: sebagai pemilik usaha kecil, Anda mungkin memiliki kepribadian yang bertanggung jawab. Namun perlu diingat bahwa pemimpin proyek Anda dibayar untuk memimpin dan dia harus menegaskan kembali kendali atas proyek atas nama Anda.

Alasan No. 10: Kurangnya Rencana Kontinjensi

Ini mungkin terdengar jelas sekarang, tetapi seperti kebanyakan pemilik bisnis kecil, Anda mungkin menolak membuat rencana darurat - “rencana B" - saat Anda sibuk mencoba meluncurkan dan meluncurkan "rencana A". Di sisi lain, pikiran Anda mungkin sudah diprogram untuk memikirkan rencana cadangan, untuk berjaga-jaga jika terjadi kesalahan. Kualitas ini akan membantu Anda dengan baik dengan proyek yang tidak hanya menuntut beberapa penyesuaian dan revisi, tetapi juga perbaikan.

Waspadai pembengkakan biaya ini dengan meluangkan waktu untuk menyusun "rencana B", sejak awal. Sebuah rencana kontingensi dapat membantu Anda, seperti halnya sikap bisa-lakukan Anda, dengan meletakkan proyek Anda kembali ke rel, dengan mengurangi pembengkakan biaya - dan dengan menjaga muatan arus listrik yang positif, menopang kekuatan di bisnis kecil Anda.