5 Format Komunikasi Bisnis yang Berbeda

Bisnis biasanya menggunakan berbagai format komunikasi untuk menjangkau sebanyak mungkin audiens saat menyampaikan pesan. Setiap format komunikasi menawarkan kelebihan atau kekurangan tergantung pada pesan yang disampaikan dan individu yang menerima pesan tersebut. Selain itu, format komunikasi yang berbeda mungkin lebih mahal daripada yang lain. Banyak usaha kecil yang tertarik dengan biaya komunikasi bisnis karena mereka mungkin tidak memiliki modal yang besar untuk layanan administrasi. Bisnis harus menyesuaikan pesan mereka dengan hati-hati sehingga sedikit kebingungan terjadi saat individu menerima pesan dan menafsirkan maknanya.

Surat dan Memo

Surat dan memo adalah komunikasi bisnis tertulis yang paling tradisional. Surat biasanya digunakan untuk menyajikan informasi bisnis resmi kepada bisnis lain, kepada individu, atau pemangku kepentingan bisnis luar. Organisasi juga dapat menggunakan surat untuk mengkomunikasikan kontrak bisnis atau membangun hubungan profesional dengan perusahaan lain di lingkungan bisnis.

Memo biasanya merupakan format komunikasi tertulis internal yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada manajer dan karyawan. Perusahaan mungkin menggunakan lebih sedikit memo dalam lingkungan bisnis saat ini, terutama mengingat peningkatan penggunaan email bisnis.

Rapat

Rapat menawarkan organisasi cara untuk menyampaikan informasi menggunakan format pribadi. Rapat mungkin termasuk manajer, karyawan atau pelanggan. Bisnis menggunakan rapat untuk memastikan bahwa sedikit atau tidak ada kebingungan dalam pesan yang disampaikan; mereka memungkinkan individu yang mendengarkan pembicara memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan umpan balik. Format komunikasi ini mungkin lebih banyak digunakan untuk pemilik bisnis, direktur atau manajer, yang sering bertemu untuk mendiskusikan ide bisnis utama sebelum membuat keputusan. Bisnis kecil mungkin tidak menggunakan rapat jika mereka memiliki sangat sedikit atau tidak ada karyawan.

Surel

Email adalah bentuk komunikasi tertulis elektronik. Format komunikasi ini menjadi lebih populer karena organisasi meningkatkan penggunaan komputer pribadi dalam operasi bisnis mereka. Email menawarkan bisnis format yang hampir instan untuk menyampaikan pesan atau mentransfer informasi kepada individu di dalam atau di luar organisasi bisnis. Meskipun komunikasi bisnis melalui email dianggap kurang formal pada awalnya, banyak perusahaan telah mengembangkan format email formal untuk komunikasi bisnis guna mempertahankan tingkat profesionalisme standar. Bisnis kecil biasanya menggunakan komunikasi email karena ini adalah pilihan yang murah untuk menghubungi pemangku kepentingan bisnis internal dan eksternal.

Media sosial

Situs web dan jaringan media sosial telah menyajikan format komunikasi bisnis yang relatif baru. Jaringan media sosial memungkinkan organisasi membuat situs web atau halaman penggemar dan mengembangkan pengikut pelanggan. Bisnis mungkin dapat menyampaikan informasi penting perusahaan melalui jaringan ini, menawarkan kupon individu dan diskon lain untuk produk atau menggunakannya untuk menjangkau pasar sasaran atau kelompok demografis yang berbeda di pasar ekonomi. Sementara bisnis kecil berbasis rumahan mungkin tidak menganggap media sosial berguna, bisnis yang lebih mapan mungkin memiliki hasil media sosial yang lebih baik.

Obrolan online

Obrolan online adalah fitur lain yang relatif baru ditambahkan perusahaan ke situs web mereka. Obrolan memungkinkan organisasi memanfaatkan individu yang melihat situs web perusahaan dan menyajikan sistem tanggapan yang dapat digunakan konsumen jika mereka memiliki pertanyaan tentang perusahaan atau produknya. Daripada meminta konsumen mencari informasi kontak, seperti nomor telepon atau alamat email, bisnis dapat menggunakan tautan obrolan online di beranda situs web mereka untuk menghubungkan konsumen secara langsung ke perwakilan layanan pelanggan.