Kekuatan & Kelemahan dalam Komunikasi Tempat Kerja

Komunikasi tempat kerja yang buruk merusak hubungan dan produktivitas secara keseluruhan. Komunikasi yang kuat memberikan informasi yang akurat dengan cara yang dapat dipahami dan dimanfaatkan oleh penerima. Seringkali, komunikasi yang lemah adalah hasil dari kegagalan untuk mempertimbangkan pesan dan medianya.

Pilih Audiens yang Sesuai

Memilih audiens untuk pesan Anda bisa jadi rumit. Mengirim ledakan email ke semua orang di perusahaan ketika informasi Anda hanya menyangkut enam orang, berkontribusi pada kotak surat yang kelebihan muatan. Faktanya, Anda mungkin menghabiskan sisa hari kerja Anda menunggu opini yang tidak diminta, dan seringkali tidak membantu, dari semua orang yang menerima pesan Anda.

Pada saat yang sama, Anda tidak ingin secara tidak sengaja meninggalkan seseorang dari percakapan, jika mereka harus menjadi bagian darinya. Luangkan waktu untuk mempertimbangkan siapa yang harus menjadi bagian dari rapat, panggilan konferensi, atau daftar email. Jika Anda tidak yakin, mintalah umpan balik dari supervisor Anda, atau tanyakan kepada orang tersebut apakah mereka ingin menjadi bagian dari diskusi.

Pilih Medium Kanan

Kantor modern menawarkan berbagai media komunikasi, termasuk email, pesan singkat dan SMS, diskusi tatap muka, panggilan telepon, dan konferensi video. Sayangnya, semua pilihan ini dapat menghambat komunikasi, bukan memfasilitasi. Akibatnya, individu di kantor Anda dapat memilih media yang secara pribadi mereka rasa paling nyaman, bukan yang paling cocok untuk pesan tersebut.

Contohnya adalah menyampaikan kabar buruk kepada seorang karyawan. Jika Anda, atau salah satu manajer Anda, harus memecat seorang pekerja, memberi tahu dia tentang kegagalan sebuah proyek, atau menjelaskan bahwa dia tidak mendapatkan promosi yang dia inginkan, bicaralah dengannya secara langsung. Bertemu dengan karyawan secara langsung menunjukkan belas kasih dan rasa hormat, memperkuat keseriusan komunikasi dan memungkinkan dia untuk mengajukan pertanyaan.

Penting juga untuk bersikap fleksibel dan mengganti media ketika terlihat jelas bahwa media yang Anda gunakan tidak lagi berfungsi. Jika Anda mulai berkomunikasi melalui email, namun menemukan bahwa Anda sedang disalahpahami atau bahwa Anda mengalami banyak pertukaran bolak-balik, mencoba untuk mengklarifikasi detail dan menjawab pertanyaan, hentikan email tersebut. Sebaliknya, hubungi orang yang Anda ajak berkomunikasi atau mampir ke mejanya untuk melanjutkan percakapan.

Berikan Detail yang Cukup di Email

Keinginan untuk menghindari email yang terlalu panjang dan rumit adalah hal yang mulia. Di saat yang sama, beberapa orang cenderung mengirim email yang terlalu singkat dan gagal menyampaikan informasi penting. Setidaknya, email harus menyoroti informasi penting dan memberi penerima dokumen atau tautan yang dapat mereka gunakan untuk melakukan lebih banyak penelitian:

Contoh:

Email yang terlalu singkat:

"Peraturan yang mengatur biaya lisensi untuk ahli kosmetik telah berubah. Lihat tautan ini: //www.statecosmotologyboard.org untuk teks lengkap dari peraturan baru tersebut."

Email yang berguna:

"Kami telah mengetahui bahwa telah terjadi perubahan dalam biaya lisensi tata rias di Georgia. Biaya baru mulai berlaku pada tanggal 1 Oktober 2018:

Biaya untuk pemegang lisensi baru sekarang $ 25 per tahun.

Biaya untuk memperbarui lisensi adalah $ 20, jatuh tempo setiap tiga tahun.

Biaya lisensi timbal balik (bagi mereka yang ingin mentransfer lisensi dari negara bagian lain) adalah $ 25.

Anda dapat membaca teks lengkap di situs web departemen: //www.statecosmotologyboard.org. Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. "

Gunakan Ejaan, Tanda Baca, dan Tata Bahasa yang Benar

Ejaan, tanda baca, dan tata bahasa yang buruk tidak hanya membuat komunikasi sulit dipahami, tetapi juga merusak kredibilitas komunikator. Setiap orang di organisasi Anda harus didorong untuk menggunakan pemeriksa ejaan dan tata bahasa yang disertakan di sebagian besar program pengolah kata. Selain itu, pekerja harus meluangkan banyak waktu untuk menghasilkan komunikasi tertulis sehingga mereka dapat mengoreksi dan mengedit pekerjaan mereka.

Verifikasi Fakta dan Informasi

Informasi yang salah dapat merusak moral di tempat kerja dan dapat mengakibatkan kesalahan yang merugikan. Semua pekerja harus didorong untuk meluangkan waktu untuk memverifikasi informasi sebelum mengkomunikasikannya secara lisan atau tertulis. Jika verifikasi tidak memungkinkan, penting untuk mencatat kemungkinan ketidakakuratan.

Contoh:

Ketika penulis tidak yakin dengan sebuah fakta:

" Saya percaya bahwa Tuan Jones bertugas di militer pada tahun 1990-an, tetapi saya tidak dapat memverifikasi ini dari resume online-nya. Saya memiliki panggilan untuk meminta klarifikasi dan akan mengabari semua orang ketika saya mendengarnya kembali."

Ketika informasi tersebut melibatkan janji yang mungkin tidak dipenuhi:

"Kami telah diberi tahu oleh pemasok kami bahwa kami dapat mengharapkan perputaran lima hari untuk pesanan kami, terlepas dari kenyataan bahwa daerah tersebut mungkin dilanda badai hebat pada pertengahan minggu. Pemasok telah meyakinkan kami bahwa mereka memiliki sistem cadangan yang memungkinkan mereka untuk melakukannya. memproduksi kaosnya. Namun, tenaga setelah badai bisa tidak stabil, jadi saya merasa sebaiknya menasihati tim kami untuk bersiap menghadapi penundaan pengiriman produk. "

Cari Peninjauan Pihak Ketiga

Salah satu kelemahan komunikasi tertulis adalah bahwa komunikasi tersebut lebih rentan terhadap salah tafsir. Lakukan bagian Anda untuk mencegah kesalahpahaman dengan meminta orang lain membaca memo, email, dan surat penting sebelum mengirimkannya. Minta peninjau Anda untuk memberikan ringkasan komunikasi Anda: jika Anda mengidentifikasi area di mana Anda telah disalahpahami, buat perubahan yang sesuai sebelum distribusi.