Contoh Rencana Kontinjensi Bisnis

Setiap bisnis bergantung pada "pemberian" tertentu, yang berkisar dari mempertahankan personel kunci, hingga perencanaan darurat, hingga pengaturan kredit. Tetapi apa yang terjadi ketika seorang CEO yang relatif muda tewas dalam suatu kecelakaan atau ketika gempa bumi menghancurkan kantor pusat perusahaan? Atau, ketika batas kredit tiba-tiba dibatalkan? Praktis ada banyak sekali hal yang dapat menjadi salah dan berdampak negatif pada bisnis.

Bahkan ada hal - hal baik yang tidak terduga yang dapat mengganggu - contoh klasiknya adalah bisnis kecil yang mendapatkan kontrak besar jauh melebihi kemampuan perusahaan saat ini untuk memenuhinya. Rencana kontinjensi menjabarkan apa yang akan terjadi jika satu atau lebih dari kejadian tak terduga ini terjadi. Setiap bisnis - besar atau kecil - membutuhkan rencana kontingensi uniknya sendiri.

Contoh berikut berkaitan dengan bagaimana persyaratan SEC untuk rencana darurat dapat memengaruhi bisnis.

Apa masalahnya?

Setiap rencana darurat menjawab pertanyaan tentang suatu masalah. Dalam hal ini, SEC mengharuskan setiap firma Penasihat Investasi Terdaftar untuk memiliki rencana file yang memastikan bahwa bisnis dapat maju dan berurusan secara adil dengan investor kliennya jika kepala perusahaan menjadi tidak tersedia karena kematian, penyakit serius atau kecelakaan. . Pertanyaannya sederhana: Bagaimana perusahaan menangani kebutuhan klien ketika kepala perusahaan menjadi tidak tersedia?

Ketersediaan Informasi dan Data

Hal pertama yang dibutuhkan SEC adalah bahwa akan selalu ada beberapa cara klien dapat mengakses informasi mereka di akun perusahaan, yang terpenting adalah catatan kepemilikan ekuitas masing-masing klien saat ini, tetapi juga dokumentasi penting terkait dengan nasihat pajak dan perencanaan pensiun. Rencana kontinjensi menangani kebutuhan ini dengan dua cara:

  • Ini menyatakan bahwa semua informasi klien disimpan di komputer utama perusahaan dan bahwa komputer dicadangkan terus menerus di drive lokal terpisah dan di cloud. Informasi pengambilan khusus disediakan.

  • Ini menyatakan bahwa catatan dari semua kepemilikan klien juga disimpan di broker tempat perusahaan mengeksekusi semua perdagangan, dan bahwa setiap klien memiliki akses tidak terbatas ke catatan broker.

Rencana ketersediaan data dua langkah ini menjamin bahwa jika, bangunan perusahaan dihancurkan, informasi tetap tersedia sepenuhnya di luar lokasi, baik untuk perusahaan maupun, secara independen, kepada kliennya. Karena perusahaan pialang koresponden memiliki kewajiban ketersediaan informasi yang dimandatkan SEC yang sama dengan firma penasihat, catatan klien yang disimpan di pialang juga tersedia di lokasi di luar situs yang dikelola oleh pialang. Dengan demikian, catatan klien disimpan dan terus dipertahankan setidaknya di empat lokasi fisik yang terpisah dan di cloud.

Sarana Komunikasi Alternatif Antara Penasihat dan Klien

SEC juga mensyaratkan bahwa setiap perusahaan memiliki cara alternatif untuk berkomunikasi dengan klien. Memiliki sarana alternatif yang tersedia memungkinkan perusahaan untuk terus menangani akun klien pada waktu yang tepat jika terjadi bencana. Selain alamat email dan nomor telepon perusahaan, perusahaan tersebut memiliki kotak surat di kota lain dan secara berkala mengingatkan setiap kliennya tentang alamat alternatif tersebut. Pimpinan perusahaan juga memiliki akun ponsel khusus yang terpisah dari akun telepon bisnis perusahaan atau nomor ponsel pribadinya dan memastikan bahwa setiap klien mengetahui nomor independen tersebut.

Komunikasi Alternatif Antara Penasihat dan Karyawan

Dalam perusahaan kecil ini, hanya prinsipal yang memiliki kewenangan untuk berdagang atas nama kliennya; Oleh karena itu, sarana komunikasi alternatif antara penasihat utama dan seorang pegawai administrasi tidak diperlukan untuk memastikan bahwa bisnis dapat berlanjut tanpa gangguan. Jika perusahaan memiliki beberapa penasihat terdaftar yang menangani akun klien, sarana komunikasi alternatif serupa dengan yang diperlukan untuk penasihat utama akan diperlukan dan tersedia.

Persyaratan Pelaporan Peraturan

Karena catatan bisnis disimpan di lebih dari satu lokasi fisik dan juga disimpan di cloud, di mana mereka tersedia terlepas dari lokasi penasehat. Selama penasihat dalam kondisi kesehatan yang cukup baik dan pikiran yang sehat, tidak ada bencana fisik atau keadaan darurat yang mungkin menghalangi kewajiban pelaporan peraturan perusahaan yang sedikit dan sesekali.

Jika penasihat sakit parah, meninggal atau tidak waras, istri penasihat - profesional pemasaran yang mapan - memiliki instruksi untuk memberi tahu klien, yang semuanya secara pribadi dikenalnya. Dia juga diinstruksikan tentang cara menghentikan bisnis sebagai lembaga terdaftar, dengan pemberitahuan ke SEC. Pada saat itu, bisnis akan berhenti dan klien akan bertanggung jawab atas akun mereka sendiri dengan gangguan minimal.

Akses ke Dana dalam Hal Penghentian Firma

Klien memiliki akses berkelanjutan dan tanpa hambatan ke dana dan catatan sepanjang waktu melalui broker koresponden perusahaan.

Takeaway untuk semua Jenis Rencana Kontinjensi

Rencana darurat khusus untuk layanan konsultasi investasi kecil yang terdaftar ini memberikan informasi yang baik tentang rencana darurat secara umum:

  • Setiap rencana darurat berasal dari jawaban atas pertanyaan spesifik, di sini: "Pengamanan apa yang tersedia untuk kelanjutan atau penghentian layanan ini secara tertib jika penasihat utama tidak mampu menjalankan bisnis?"

  • Setiap rencana kontingensi memberikan solusi khusus untuk satu atau lebih masalah tertentu .
  • Rencana tersebut membahas bagaimana perusahaan menanggapi acara secara internal dan juga bagaimana menanggapi acara tersebut secara eksternal.
  • Rencana kontinjensi yang lebih komprehensif kemungkinan besar terdiri dari beberapa rencana spesifik yang berbeda seperti yang ada di contoh, masing-masing menangani krisis tertentu atau kejadian tak terduga.

Rencana khusus ini membahas dua masalah yang umum pada banyak rencana darurat: kehilangan data dan ketidakmampuan kepemimpinan. Masalah lain yang sering dibahas oleh rencana kontinjensi adalah:

  • bencana alam (juga tersirat dalam contoh)
  • ancaman keselamatan publik, cedera karyawan dan pelanggan, serta kecelakaan kerja pada umumnya
  • salah urus, disengaja atau tidak disengaja
  • perencanaan responsif terhadap masalah kewajiban produk tertentu.