Bagaimana Menulis Rencana Tindakan Kinerja

Di banyak organisasi, staf sumber daya manusia membantu supervisor dan manajer dengan menulis rencana tindakan-kinerja. Rencana tindakan-kinerja - kadang-kadang disebut sebagai rencana peningkatan kinerja, atau PIP, adalah rencana yang memiliki tujuan khusus untuk karyawan yang kinerjanya tidak memenuhi standar perusahaan. Ketika penilaian kinerja reguler karyawan menunjukkan ruang yang signifikan untuk perbaikan, rencana tindakan kinerja adalah rencana tindakan terperinci untuk membantu karyawan kembali ke jalurnya.

1

Meninjau hasil penilaian kinerja karyawan dan dokumentasi yang diandalkan supervisor untuk mempersiapkan penilaian kinerja karyawan untuk periode evaluasi. Kumpulkan catatan produktivitas, catatan kehadiran, dan tinjauan disipliner, serta evaluasi diri apa pun yang diselesaikan karyawan sebagai bagian dari proses penilaian.

2

Konsultasikan dengan supervisor yang mengevaluasi karyawan tersebut untuk menentukan area perbaikan karyawan. Kategorikan defisiensi sesuai dengan standar dan ekspektasi kinerja perusahaan. Misalnya, jika karyawan tidak menghasilkan jumlah pekerjaan yang dibutuhkan untuk memenuhi harapan, gunakan satu bagian dari rencana tindakan-kinerja untuk mengatasi kekurangan itu. Demikian pula, jika ketidakhadiran karyawan melebihi hari maksimum yang diizinkan - kecuali untuk cuti pribadi atau medis, seperti cuti cuti dari Undang-Undang Keluarga dan Medis - sebutkan itu secara terpisah dalam rencana tindakan-kinerja.

3

Buat daftar area di mana kinerja karyawan di bawah standar, berikan masing-masing bagian terpisah. Mengikuti setiap area kinerja, jelaskan langkah-langkah spesifik yang harus diambil karyawan untuk meningkatkan kinerjanya. Misalnya, jika dia adalah perwakilan penjualan yang memiliki sasaran pendapatan atau kuota penjualan yang harus dicapai, ukur sasaran tersebut sehingga tidak ada keraguan tentang apa yang diperlukan untuk berhasil di rencana tindakan kinerja. Jika karyawan perlu mencapai catatan kehadiran yang lebih baik, jelaskan proses yang harus digunakan karyawan untuk memberi tahu atasannya tentang ketidakhadiran yang tidak terduga dan jika ada jenis dokumentasi yang diperlukan untuk kembali bekerja setelah absen, seperti catatan dokter.

4

Tetapkan tanggal tindak lanjut untuk menilai kembali kinerja karyawan dan masukkan ke dalam rencana. Jika Anda yakin karyawan hanya perlu 30 hari untuk berkembang, sarankan pertemuan tindak lanjut untuk membahas pencapaian dan kemajuan setiap 10 hari. Jika 60 hari adalah waktu yang lebih tepat untuk menyaksikan peningkatan, sarankan pertemuan tindak lanjut dengan karyawan tersebut setiap dua minggu.

5

Jelaskan konsekuensi dari tidak memenuhi tujuan rencana tindakan-kinerja. Mungkin tidak bijaksana untuk menunjukkan konsekuensi jika tidak memenuhi tonggak tertentu. Itu karena dapat dibayangkan bahwa seorang karyawan mungkin gagal memenuhi satu atau dua tonggak dalam rencana namun menyelesaikan rencana tindakan-kinerja dengan sukses. Oleh karena itu, atasi konsekuensi karena tidak memenuhi tujuan kinerja secara keseluruhan. Dalam situasi serius, seringkali ini adalah rencana tindakan-kinerja yang merupakan langkah terakhir sebelum penghentian. Jika kegagalan untuk memenuhi tujuan rencana akan mengakibatkan penghentian, pastikan dokumen rencana dengan jelas menyatakan itu.