Apa Itu Penerusan Faks?

Mesin faks adalah aset yang tak ternilai bagi banyak bisnis dan memungkinkan Anda untuk mengirim dan menerima salinan fisik dokumen melalui saluran telepon. Anda dapat mengirim atau menerima kontrak, faktur, atau tanda terima kepada pelanggan atau klien. Penerusan faks adalah ketika mesin faks menerima faks masuk dan mengirimkannya ke tujuan yang telah diprogram sebelumnya, seperti alamat email bisnis, alih-alih mencetak faks.

Tentang Penerusan Faks

Penerusan faks adalah semacam penerusan panggilan, di mana panggilan telepon masuk dikirim ke nomor telepon lain, seperti ponsel, pesan suara atau saluran telepon lain di kantor. Namun, alih-alih hanya mengirim faks masuk ke nomor telepon lain dengan mesin faks kedua di atasnya, penerusan faks juga memungkinkan Anda mengatur mesin faks Anda sehingga dapat dikirim ke alamat email atau diajukan di Server Message Block atau Sistem File Internet Umum, seperti jaringan Microsoft Windows yang memiliki akses ke printer, komputer, dan perangkat lain. Beberapa model mesin faks juga dapat mengirim faks melalui jaringan VoIP.

Fax Teruskan ke Email

Faks yang dikirim ke dan dari alamat email bisnis dapat diterima sebagai lampiran. Faks ini dapat disimpan sebagai file PDF, TIFF atau XPS. Setelah faks diterima sebagai lampiran email, faks dapat dibuka dan dicetak dari komputer. Fitur ini memungkinkan Anda untuk merahasiakan semua transmisi faks, sesuatu yang tidak diizinkan oleh faks tradisional karena faks yang dicetak akan duduk di baki penerima sampai seseorang di kantor mengambilnya.

Menyiapkan Penerusan Faks

Saat Anda mengatur mesin faks Anda untuk meneruskan faks ke komputer, Anda harus memasukkan alamat IP tempat faks masuk akan diteruskan, nama host, jalur dokumen - jika Anda menggunakan SMB - login nama untuk pihak penerima, kata sandi dan nama file. Anda juga dapat mengatur mesin faks Anda untuk mengirim pemberitahuan email ke alamat email bisnis tempat faks akan diteruskan.

Mesin Fax

Mesin faks yang memiliki fungsi penerusan faks dibuat oleh Xerox, Brother, HP, Konica Minolta, Lexmark, dan Canon. Beberapa mesin faks memungkinkan Anda mengatur penerusan faks pada mesin itu sendiri dengan memasukkan informasi ke tampilan digital; orang lain mungkin meminta Anda untuk mengaturnya dengan masuk melalui Internet dengan komputer Anda, mirip dengan cara Anda masuk ke router dengan alamat IP-nya.