Bagaimana Menulis Memo Tentang Karyawan yang Dipecat

Majikan yang takut dengan proses pemecatan dapat menarik napas lega setelah karyawan yang diberhentikan pergi; tapi pekerjaan itu belum selesai. Setelah karyawan yang dipecat meninggalkan tempat, tulis memo singkat kepada orang-orang yang perlu tahu tentang keberangkatan tersebut. Ini mungkin termasuk personel keamanan, manajer, mereka yang bekerja di departemen karyawan yang dipecat, dan orang-orang yang berinteraksi dengan karyawan yang dipecat secara teratur.

Tip

Mengumumkan pemecatan seorang karyawan membutuhkan kebijaksanaan. Pengumuman Anda harus jelas dan langsung pada intinya, sekaligus melindungi privasi dan martabat mantan karyawan tersebut. Pengumuman Anda juga dapat mendorong karyawan untuk mempertimbangkan melamar posisi sekarang terbuka.

Nyatakan dengan Jelas Penghentian

Tulis kalimat yang secara sederhana dan jelas menyatakan bahwa karyawan yang disebutkan telah dipecat. Cara lain untuk mengungkapkannya adalah bahwa perusahaan dan mantan karyawan berpisah. Anda tidak perlu memberikan alasan apa pun untuk penghentian tersebut, dan pada kenyataannya, harus menghindari memberikan alasan yang mungkin bertentangan dengan Anda atau menimbulkan niat buruk.

Tambahkan kalimat atau frase yang mengatakan saat penghentian efektif. Ini memberi tahu karyawan bahwa mereka seharusnya tidak melihat orang tersebut di lokasi setelah tanggal efektif.

Semoga Karyawan Baik-Baik Saja

Tulis kalimat yang mengungkapkan harapan terbaik Anda untuk karyawan yang dipecat ini ke depannya. Ini membantu mempertahankan nada positif dalam memo dan mengakui fakta bahwa karyawan tersebut memberikan kontribusi pada bisnis Anda dan kemungkinan memiliki teman di perusahaan yang peduli dengan masa depannya.

Contoh:

Kami menghargai pekerjaan yang John lakukan untuk perusahaan kami, dan kami berharap yang terbaik untuknya di masa depan.

Jelaskan Beban Kerja Mendatang

Salah satu pertanyaan utama yang akan dimiliki karyawan Anda yang tersisa adalah apakah mereka harus melakukan pekerjaan tambahan karena ketidakhadiran karyawan yang dipecat. Sebutkan dalam memo siapa yang akan melakukan pekerjaan karyawan yang dipecat ke depannya.

Contoh:

Mulai besok, kami akan memiliki karyawan sementara di posisi ini. Sampai saat itu, arahkan semua tugas atau pertanyaan mendesak kepada Mary Smith.

Undangan Merekrut untuk Karyawan Saat Ini

Di bagian terakhir memo, Anda memiliki kesempatan untuk mengundang karyawan Anda untuk membantu Anda mengisi posisi terbuka. Tulis dua atau tiga kalimat yang menggambarkan kualifikasi apa yang harus dimiliki kandidat ideal, apa jadwal Anda untuk mengisi posisi tersebut dan siapa orang yang ditunjuk untuk mengumpulkan resume. Pastikan untuk menyebutkan apakah Anda ingin berpromosi secara internal sebelum Anda memulai pencarian eksternal. Ini memberikan penutupan yang positif untuk memo dan membantu penerima melihat ke masa depan daripada memikirkan karyawan yang harus Anda pecat.

Contoh:

Kami mulai mencari seseorang untuk menggantikan John dalam perannya sebagai manajer komunikasi. Posisi ini membutuhkan gelar sarjana dalam komunikasi, pemasaran, atau bidang terkait, bersama dengan setidaknya lima tahun pengalaman dalam peran hubungan masyarakat atau pemasaran. Jika Anda tertarik dengan posisi ini, silakan bicarakan dengan supervisor Anda, yang akan menghubungi HR atas nama Anda.