Apa Tugas Ketua dalam Organisasi Sukarela?

Istilah "organisasi sukarela" dapat merujuk pada berbagai struktur organisasi formal dan informal. Beberapa adalah organisasi nirlaba, sementara yang lain adalah badan amal dengan misi untuk melayani. Ada organisasi sukarela informal lainnya seperti klub lokal di mana orang-orang secara sukarela berpartisipasi karena tujuan, sebab atau cara berpikir yang sama. Sebagian besar organisasi, bahkan yang informal, memiliki beberapa struktur untuk menjaga organisasi tetap bekerja menuju tujuannya dan mencegah kekacauan dalam hal pendelegasian tugas. Tugas ketua berkisar pada peran kepemimpinan internal dan eksternal. Organisasi dapat menentukan tugas seorang ketua berdasarkan ukuran, kebutuhan, dan tingkat pengalaman relawan dalam organisasi.

Struktur Organisasi Sukarela

Organisasi sukarela biasanya adalah entitas perusahaan yang diakui oleh IRS memiliki tingkat pembebasan pajak tertentu. Istilah ini menghasilkan pemikiran tentang entitas nirlaba seperti amal, tetapi tidak setiap organisasi sukarela adalah amal. Tentu saja, badan amal populer seperti The March of Dimes atau Susan B Komen Foundation adalah badan amal yang mengumpulkan dana untuk pendanaan kesadaran dan penelitian. Mereka menikmati status bebas pajak IRS 501 (c) (3). Namun, asosiasi pemilik rumah, masyarakat persaudaraan, atau asosiasi perdagangan juga merupakan organisasi yang dikecualikan, berdasarkan kode IRS 501 lain yang memiliki partisipasi sukarela. Organisasi-organisasi lain ini tidak memenuhi misi amal melainkan memenuhi tujuan kolektif yang seringkali tetap berada di dalam kelompok sukarela.

Agar diakui sebagai organisasi bebas pajak, kelompok sukarela harus sudah membentuk badan usaha formal, memperoleh nomor pokok wajib pajak, dan mengajukan permohonan pembebasan pajak. Pengecualian dari IRS memerlukan daftar anggota dewan, riwayat keuangan yang ada atau proyeksi anggaran keuangan dan penggunaan dana. Dewan direksi harus memiliki presiden atau ketua serta bendahara dan sekretaris untuk menjadi patuh. Ada kalanya dalam organisasi baru atau sangat kecil di mana satu orang mengisi lebih dari satu peran. Dalam organisasi yang lebih besar, peran ini dan lainnya seperti wakil presiden, wakil ketua, anggota parlemen, dan sebagainya, diisi oleh sukarelawan yang dipilih oleh keanggotaan kolektif organisasi.

Ringkasan Tugas Ketua

Ketua adalah figur otoritas kepala dalam organisasi. Tidak seperti direktur yang bekerja untuk memenuhi suara dan persetujuan dewan direksi, ketua berfungsi seperti CEO sebuah perusahaan. Tugas pemimpin ini mungkin secara umum atau secara khusus diuraikan dalam anggaran rumah tangga atau anggaran dasar organisasi. Ketua duduk sebagai ketua rapat dewan, menetapkan dan menjalankan agenda rapat untuk meninjau dan menyetujui pengeluaran anggaran, sumber daya pendapatan, serta kebutuhan dan perhatian organisasi. Misalnya, agenda rapat dewan mungkin meninjau anggaran untuk tahun fiskal berikutnya untuk menyetujuinya, menentukan apakah iuran keanggotaan saat ini atau upaya penggalangan dana memenuhi kebutuhan anggaran dan mengatur kalender kegiatan untuk acara dan penggalangan dana yang direncanakan organisasi untuk dilakukan di tahun berikutnya. periode waktu.

Di luar rapat dewan direksi, ketua bertanggung jawab untuk menangani operasi harian. Dia akan mendelegasikan tugas seperti memimpin acara, mengorganisir kampanye pers atau mensurvei keanggotaan. Ia juga bertanggung jawab atas kesehatan keuangan organisasi, dengan bantuan bendahara organisasi. Ketua organisasi yang lebih kecil cenderung menjadi titik pengumpulan masalah, curah pendapat, atau masalah lain yang dimiliki oleh anggota dan bekerja menuju solusi, kompromi, dan inovasi.

Anggaran Rumah Tangga dan Tugas Organisasi

Biasanya, anggaran rumah tangga organisasi dibuat pada awal organisasi. Bergantung pada ukuran dan pengalaman mereka yang membuat peraturan, peraturan tersebut mungkin tidak lengkap atau versi kontemporer dari apa yang dibutuhkan organisasi untuk beroperasi. Dalam organisasi sukarela, biasanya, terserah pendiri organisasi untuk membuat tugas anggota dewan termasuk tugas ketua, atau terserah pada keanggotaan. Jika anggaran rumah tangga tidak mengharuskan keanggotaan untuk menyetujui perubahan, hal ini bergantung pada kebijaksanaan ketua dan dewan direksi.

Contoh uraian peraturan umum untuk tugas ketua dapat mencakup:

  1. Tetap menjadi anggota aktif Dewan

  2. Bekerja dengan Dewan untuk memenuhi misi organisasi

  3. Dikelola oleh Dewan Direksi tetapi berfungsi sebagai pemimpin untuk menetapkan kebijakan secara kolektif
  4. Menetapkan agenda Rapat Dewan dan memimpin rapat
  5. Menunjuk direktur komite
  6. Memediasi masalah antara anggota dewan dan anggota organisasi
  7. Mewakili organisasi kepada pihak luar secara profesional
  8. Membantu dewan dalam menetapkan prioritas dan rencana tindakan
  9. Memfasilitasi perencanaan strategis dengan dewan direksi
  10. Menangani dan mendiskusikan masalah yang dihadapi dengan anggota Dewan dan pemangku kepentingan terkait
  11. Mengevaluasi hasil organisasi dalam mencapai tujuan dan misinya
  12. Memantau laporan keuangan dan bekerja dengan anggota Dewan untuk tetap patuh
  13. Melakukan semua tanggung jawab lain yang ditetapkan sebagaimana ditugaskan dan disetujui oleh Dewan

Daftar ini bisa lebih panjang atau lebih pendek, tergantung pada dewan direksi dan anggaran rumah tangga. Mungkin juga peraturan daerah diperbarui untuk mengubah praktik atau proses yang sudah ketinggalan zaman. Misalnya, proses lama mungkin hanya memerlukan satu tanda tangan pada cek keluar ketika organisasi masih kecil dan tidak memiliki dana yang cukup. Jika organisasi telah berkembang, anggaran rumah tangga dapat diubah untuk meminta baik ketua maupun tanda tangan bendahara.

Menjaga Kepatuhan Pajak

Hanya karena sebuah organisasi bersifat sukarela dan memiliki manfaat pembebasan pajak, bukan berarti dapat mengabaikan pengajuan pengembalian pajak. Pengembalian pajak menunjukkan kepada IRS bagaimana uang masuk ke organisasi dan bagaimana organisasi membelanjakan uangnya. Tentu saja, jika sebuah organisasi mengumpulkan banyak uang dan tidak membelanjakannya untuk misinya, IRS dapat mengaudit atau mencabut status nonprofit. Setiap organisasi nirlaba tunduk pada pengungkapan publik yang berarti jika seseorang dalam keanggotaan atau bahkan masyarakat luas meminta untuk melihat catatan keuangan organisasi, kepatuhan harus terjadi dalam 30 hari.

Organisasi harus mengajukan semua pengembalian pajak negara bagian dan federal yang sesuai. Selama itu memenuhi misi perda, ada sedikit kekhawatiran tentang pelanggaran aturan pembebasan nirlaba. Sementara organisasi sukarela umumnya tidak membayar orangnya, jika memang memiliki karyawan, ini harus diperhitungkan dalam pajak. Selain itu, organisasi harus memiliki akun pajak pengangguran dan asuransi kompensasi pekerja untuk siapa pun yang dianggap sebagai karyawan.

IRS memelihara database dari semua organisasi dan organisasi yang ada yang telah kehilangan status bebas pajak atau dalam masa percobaan. Ini dulunya disebut Cek Pilih, tetapi sekarang hanya disebut sebagai Penelusuran Organisasi Bebas Pajak. Dengan nama organisasi atau nomor identifikasi pajak, siapa pun dapat melihat apakah suatu organisasi terkini dengan statusnya. Ini penting bagi anggota atau pihak ketiga yang ingin bermitra dengan organisasi dan yang ingin memastikan semuanya dipelihara dan sah.

Kualitas Kepemimpinan: Visi, Motivasi, Inspirasi

Sementara menjadi pemimpin adalah tugas ketua, itu juga bersifat esoterik. Apa yang membuat pemimpin yang hebat dari organisasi sukarela. Berbagai gaya kepemimpinan ada dan berbagai jenis organisasi dijalankan oleh berbagai jenis pemimpin. Organisasi sukarela mungkin tidak akan mendapatkan banyak orang yang ingin membantu jika ketuanya otoriter dan menjalankannya seperti militer tanpa mendengarkan atau memberikan pengecualian pada cara apa pun dalam melakukan sesuatu. Sebaliknya, organisasi sukarela cenderung berkembang dengan pemimpin visioner yang menginspirasi mereka yang ada di dewan, dalam keanggotaan, dan di seluruh komunitas untuk bergabung dalam misi dan bekerja sama.

Ketua sukarela yang hebat memiliki kemampuan untuk mengungkapkan dengan jelas kemana arah organisasi dan mengapa hal itu penting untuk kesuksesan anggotanya. Orang-orang termotivasi untuk berpartisipasi, untuk pekerjaan yang hebat dan menghabiskan banyak waktu untuk tugas-tugas yang tidak akan ada keuntungan pribadi, hanya keuntungan kolektif. Dia inspiratif dan memimpin dengan memberi contoh dengan berusaha menyelesaikan tugas sukarela dengan rajin.

Selain itu, pemimpin organisasi sukarela yang hebat memiliki kemampuan luar biasa untuk mengenali dan memanfaatkan bakat. Dia dapat melihat apa yang dilakukan orang-orang dalam organisasi dengan hebat dan membantu mereka menggunakan keterampilan mereka untuk kepentingan kelompok. Dia juga dapat merekrut orang lain dengan hasratnya untuk visi tersebut, membawa relawan berbakat yang memiliki pengalaman luar biasa untuk digunakan dalam grup atau membangun orang berbakat yang lebih muda untuk naik ke tingkat kebesaran baru.

Ketika organisasi sukarela dijalankan oleh seorang ketua yang memandang tugasnya sebagai tanggung jawab atas keberhasilan sesuatu yang lebih besar dari dirinya, organisasi tersebut berfungsi lebih seperti sebuah tim. Orang-orang menjadi sukarelawan dengan semangat tinggi dan menawarkan komitmen waktu mereka karena mereka tahu bahwa mereka tidak sendirian dalam gambaran yang lebih besar dari misi dan visi kelompok.

Seorang Pejabat Dewan Terpilih

Ketua dewan bukanlah pemilik organisasi, juga bukan jawaban akhir dari semua masalah. Bahkan, seorang ketua yang menyalahgunakan tugasnya atau gagal untuk memajukan organisasi dapat dikenakan pembebasan dari dewan. Pada akhirnya, ketua bekerja untuk anggota grup dan tunduk pada persetujuannya. Jika anggota memilih menghapus ketua dewan, dewan direksi akan melepaskan ketua dan bekerja untuk menggantikannya.

Seorang ketua mungkin memiliki masa jabatan terbatas, yang berarti anggaran rumah tangga hanya mengizinkan seorang ketua untuk menjabat selama dua tahun berturut-turut. Pemungutan suara dapat mengakibatkan pergantian ketua setelah satu tahun, setelah masa jabatan dua tahun atau di tengah masa jabatan karena skandal atau masalah besar. Misalnya, seorang ketua dapat dibebaskan dari dewan karena tindakan ilegal, seperti menggelapkan uang dari kelompok, melecehkan seseorang secara seksual di dalam atau di luar grup dan membuat tindakan lain yang akan berdampak negatif bagi organisasi.

Meskipun menjadi ketua organisasi sukarela bisa menjadi posisi yang kuat untuk dipegang dan bahkan menjadi item baris resume utama bagi banyak orang, itu pada akhirnya merupakan hak istimewa. Pelayanan adalah tujuan utama dengan semangat untuk tujuan dan membuat perbedaan. Bahkan ketua asosiasi lokal didorong untuk memastikan anggotanya mendapatkan sumber daya dan informasi yang tepat untuk mencegah kebingungan.

Merekrut Ketua

Sebuah kelompok kecil dan sukarela seperti komunitas gereja kecil mungkin memiliki sekelompok kecil orang yang memiliki waktu dan kemampuan untuk melayani sebagai ketua. Ini adalah komitmen waktu, dan menuntut ketua untuk melakukan banyak komponen tanpa pamrih dalam menjalankan organisasi sukarela. Organisasi yang lebih besar mungkin melihat kepada anggotanya atau di luar organisasi untuk mencari kandidat yang dapat mengarahkan organisasi ke arah yang dituntut oleh keanggotaan.

Bicaralah dengan kandidat dan rasakan minat mereka terhadap organisasi, serta pemikiran mereka tentang bagaimana mereka melihat organisasi berfungsi saat ini. Sementara anggota dewan dapat melakukan penyaringan awal, sebagian besar organisasi sukarela mengadakan pemilihan formal. Ketua dan kandidat dewan direktur lainnya berbicara kepada anggota tentang tujuan mereka untuk grup dan bagaimana mereka merasa dapat membuat perbedaan. Keanggotaan kemudian memberikan suara, dan dewan direksi akan meratifikasi suara dalam rapat dewan.