Apa Itu Akuntansi Berbasis Dana?

Akuntansi berbasis dana, atau akuntansi dana, adalah sistem yang digunakan oleh organisasi nonprofit dan lembaga pemerintah untuk mengelola uang mereka. Akuntansi dana berbeda tujuannya dari sistem yang digunakan dalam bisnis nirlaba biasa karena tujuannya adalah untuk menjaga akuntabilitas dan melacak bagaimana pendanaan digunakan daripada memantau profitabilitas perusahaan. Baik terkait dengan lembaga nonprofit atau donor yang berkontribusi pada berbagai badan amal, mempelajari akuntansi dana akan membantu Anda memahami struktur keuangan jenis organisasi ini.

Siapa yang Menggunakan Akuntansi Dana?

Karena tujuan penghitungan dana adalah untuk mengelola sumbangan, pendanaan dari sumber luar atau pendapatan dari penggalangan dana, organisasi yang tidak beroperasi untuk mencari keuntungan menggunakan metode akuntansi ini. Beberapa entitas yang mungkin menggunakan sistem ini meliputi:

  • Organisasi amal
  • Gereja atau lembaga keagamaan
  • Instansi pemerintah atau pemerintah
  • Panti jompo atau rumah sakit nirlaba
  • Institusi pendidikan
  • Yayasan untuk seni

Anggaran, Pemrograman dan Penggalangan Dana

Saat lembaga nonprofit menyiapkan struktur dananya, ia membuat dana terpisah untuk setiap divisi atau fungsi utama dalam organisasi. Contoh dana mungkin termasuk:

  • Dana umum: Digunakan untuk biaya manajemen rutin organisasi.
  • Dana aset tetap: Digunakan untuk pemeliharaan gedung, perluasan fasilitas, peralatan, dll.
  • Penggalangan dana: Dana yang digunakan untuk mengumpulkan pendapatan tambahan, memelihara hubungan donor, dll.
  • Dana program: Digunakan untuk melaksanakan program dan layanan organisasi.

Di dalam masing-masing dana ini, terdapat subkategori yang diberi kode dan dilacak secara terpisah. Misalnya, sebuah gereja mungkin memiliki berbagai program yang ditawarkan kepada beberapa kelompok orang, seperti Pemrograman Anak-anak, Kegiatan Keluarga atau Penjangkauan Komunitas. Setiap kelompok akan memiliki subkategorinya sendiri di dalam Dana Program. Setelah anggaran ditetapkan, setiap kelompok akan dialokasikan sejumlah uang tertentu yang dapat mereka belanjakan untuk program mereka sepanjang tahun.

Seiring berjalannya tahun, uang yang dikeluarkan oleh setiap kelompok akan dicatat dalam dana yang sesuai. Dengan asumsi bahwa buku besar akuntansi selalu diperbarui, kapan saja sepanjang tahun, manajer dana grup tersebut harus dapat melihat dengan tepat berapa banyak uang yang telah dibelanjakan, untuk apa dan berapa banyak uang yang tersisa di dana tersebut. . Jenis akuntansi terperinci ini membantu anggota tetap berpegang pada anggaran, sambil memastikan bahwa dana dibelanjakan dengan hati-hati untuk setiap tujuan yang ditentukan.

Jenis Kategori Dana

Dalam penghitungan dana ada dua jenis dana, dibatasi dan tidak dibatasi, yang masing-masing menentukan bagaimana dan kapan uang dapat dibelanjakan.

1. Dana yang dibatasi: Dana yang dibatasi biasanya ditujukan untuk tujuan tertentu oleh donor atau yayasan yang memberikan hibah. Dana hanya boleh dimasukkan ke dalam dana yang ditentukan khusus dan kemudian digunakan hanya untuk tujuan itu. Misalnya, jika seorang donatur memberikan $ 5.000 untuk pembelian komputer baru, uang tersebut tidak dapat digunakan untuk membeli hanya beberapa komputer dan kemudian juga meja dan kursi baru. Dana yang dibatasi ada dalam dua bentuk.

  • Dana yang dibatasi sementara: Dana ini sering kali digunakan untuk tujuan tertentu atau untuk digunakan selama periode waktu tertentu, misalnya dalam satu tahun. Mereka mungkin dibesarkan selama kampanye tertentu untuk tujuan yang ditentukan, dan bahkan mencakup penggunaan yang luas. Misalnya, selama kampanye peningkatan modal ketika sebuah organisasi berharap untuk memperluas gedungnya, membeli furnitur baru, dan meningkatkan peralatan, ada berbagai kebutuhan yang dapat dikomunikasikan kepada donornya. Siapa pun yang memberikan kampanye itu harus berharap bahwa sumbangan mereka hanya akan digunakan untuk pengeluaran khusus itu.
  • Dana yang dibatasi secara permanen : Dana yang memiliki batasan permanen dari donor tidak pernah habis tetapi berlanjut tanpa batas. Dana abadi ini berfungsi sebagai rekening investasi, di mana sumbangan menghasilkan bunga. Pendapatan yang diperoleh dari dana ini boleh dibelanjakan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, tetapi jumlah sumbangan awal mungkin tidak tersentuh.

2. Dana yang tidak dibatasi: Uang dalam kategori ini dapat digunakan untuk segala kebutuhan dalam organisasi. Dana ini dapat dimasukkan ke dalam dana operasional umum atau ditujukan untuk dana khusus lainnya atas kebijakan dewan pengelola. Dana yang tidak dibatasi juga dapat dipindahkan jika ada kebutuhan di daerah tertentu.

Saldo di masing-masing dana ini juga perlu dilaporkan pada formulir IRS akhir tahun untuk organisasi yang dibebaskan dari pembayaran pajak penghasilan. Pengembalian informasi, Formulir IRS 990, adalah cara organisasi nirlaba melaporkan aktivitas keuangan mereka, menjaga kepatuhan terhadap peraturan federal dan menunjukkan akuntabilitas kepada publik. Pengembalian ini terbuka untuk inspeksi publik.

Aturan untuk Donasi

Saat pendonor memberikan hadiah kepada organisasi nirlaba, mereka harus menentukan apakah mereka memiliki batasan pada dana. Ini biasanya dilakukan dalam bentuk surat hadiah. Namun, jika seorang pendonor tidak merinci bagaimana uang itu harus digunakan, maka organisasi bebas untuk mendistribusikan sumbangan di antara dana mana pun yang dianggap perlu.

Rekening Bank dan Akuntansi Dana

Akuntansi dana, meskipun sistem khusus untuk melacak pengeluaran internal, tidak memerlukan aturan perbankan khusus. Organisasi tidak perlu memiliki rekening bank terpisah untuk setiap dananya dalam lembaga nonprofit; rekening perorangan akan melibatkan lebih banyak pekerjaan dan biaya. Sederhananya, semua kas organisasi dapat disimpan di satu rekening bank. Hanya pelacakan uang itu yang perlu dipecah menjadi beberapa segmen.

Satu-satunya pengecualian untuk hal ini mungkin dana yang merupakan bagian dari dana abadi yang dibatasi secara permanen. Dalam situasi ini, hadiah uang diinvestasikan dalam kendaraan berbunga terpisah. Bunga yang diakumulasi diizinkan untuk digunakan untuk kebutuhan nirlaba sebagaimana ditentukan, tetapi prinsipnya harus tetap diinvestasikan.

Kepatuhan dan Pelaporan Hibah

Pelaporan yang tepat waktu dan akurat tentang bagaimana dana digunakan sangat penting bagi lembaga nonprofit yang menerima uang hibah dari yayasan atau organisasi lain. Hampir semua hibah mengharuskan penerima membuat laporan terperinci tentang bagaimana uang hadiah itu dibelanjakan. Mereka juga harus memberikan perincian tentang bagaimana hadiah itu memengaruhi program dan tujuan organisasi. Oleh karena itu, semua pengeluaran harus dicatat dalam dana yang sesuai. Kegagalan untuk mencatat uang hibah secara akurat dan kemudian melaporkan dengan tepat bagaimana uang itu dibelanjakan tidak hanya dapat membahayakan kontribusi hibah di masa mendatang, tetapi juga status bebas pajak lembaga nonprofit.

Perangkat Lunak Khusus untuk Akuntansi Dana

Meskipun tidak sepenuhnya diperlukan untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi yang dirancang khusus untuk lembaga nonprofit, perangkat lunak dengan fitur unik yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan lembaga nonprofit terbukti dapat membantu. Terminologi dalam program sering kali sejalan dengan istilah nonprofit, dan banyak paket menawarkan fitur yang membantu melacak donasi, membuat anggaran berdasarkan dana, dan menerbitkan surat donatur. Namun, lakukan riset sebelum melakukan pembelian untuk memastikan bahwa Anda akan mendapatkan fitur yang Anda butuhkan tanpa membayar ekstra yang tidak benar-benar menguntungkan Anda.